Secrétaire d'accueil - domaine médical (h/f)

POLE 005 DES MALADIES DE L'APPAREIL DIGESTIF Intersites Nord et Timone Fiche de poste – AMA Secrétariat chirurgie digestive Hôpital Timone
Rédigée par : Mme PICCIONE Floriane Cadre Administratif du Pôle
Approuvée par : Pr. Le Département de Chirurgie Générale digestive et de Transplantation Hépatique est réparti sur les deux sites l'Hôpital de la Timone et l'Hôpital Nord. Spécificités particulières / Conditions de recrutement : Une expérience professionnelle en secrétariat médical est appréciée. Amplitude d'ouverture du service : de 8 H à 17 H du lundi au vendredi. Activité clinique de l'unité fonctionnelle de chirurgie digestive année 2023 :
nombre de consultations : 2668 consultations médicales réalisées

Vacation en 7H48 par jour avec 28 CA et 19 RTT
~Les vacations sont variables en fonction du planning. Le secrétariat de chirurgie générale et digestive et transplantation hépatique est situé au 11ème étage de l'IGH de l'Hôpital de la Timone, et est rattaché au pôle des Maladies de l'Appareil Digestif. La secrétaire travaille en binôme avec une autre secrétaire du service de chirurgie digestive, mais également en étroite collaboration avec la secrétaire médiale de greffe hépatique et les secrétaires de pool du pôle site Timone. Cadre Administratif du Pôle MAD

Les secrétaires sont également placées sous l'autorité fonctionnelle du chef de service, du cadre supérieur de santé du pôle et du cadre de santé du service dont elle dépend. Avec les autres secrétariats du pôle et hors pôle
Avec la Faculté de Médecine et l'Université de la Méditerranée

Accueil physique et téléphonique :
Réception des appels téléphoniques internes ou externes des patients, leurs proches ou tout autre interlocuteur ;

- La secrétaire s'assure de la bonne gestion des dossiers patients informatisés (DPI) dans le logiciel Axigate pour l'ensemble des patients
Numérisation des documents médicaux divers dans le DPI (reçus par mails, fax...).
Archivage des dossiers des patients selon la réglementation via le logiciel ARCHIVES.

- Frappe du courrier dicté via les logiciels internes APHM
Impression du CRC et envoi des courriers aux bons interlocuteurs (patients/médecins traitants) ou via la MSSANTE

- Vérification dans Axigate si validation des CRO et courriers de consultations par les médecins dicteurs. Soit : frappe des CRO dictés via logiciels internes
Codage des actes médicaux :
La secrétaire s'assure à chaque fin de vacation de consultations médicales, que les rendez-vous soient mentionnés « réalisé »
Relance régulièrement les équipes médicales sur la mise à jour du codage du service, en lien avec le Service d'Information Médicale et le bureau des entrées et soins externes

- Gestion de la boîte mail de service au quotidien.
Réception du courrier quotidien et dispatching dans les bannettes médecins.
Gestion des expertises et avis médicaux des autres services de l'hôpital selon règlementation.
Commandes mensuelles de matériels du service et fournitures papeterie et récupération des commandes à l'Editique si besoin.

Connaissances approfondies de la fonction de secrétaire médicale
Maîtrise des règles de fonctionnement institutionnel d'un CHU et de son financement

Bonne utilisation du Pack office Word/Excel/PowerPoint
Vocabulaire et terminologie médicale

Logiciels internes: AXIGATE, VISUAL PATIENT, RCP, CORA, PASTEL, DICT' DRAGON, ARCHIVES, SAGE, CRISTAL.
Droit des usagers du système de santé