Présentation de la structure :
L'UFR Sociétés, Cultures et Langues Etrangères (SoCLE) a pour vocation principale l'enseignement et la recherche dans les domaines suivants : les Langues étrangères appliquées (LEA) et les Langues, littératures et civilisations étrangères et régionales (LLCER).
L'UFR abrite également une bibliothèque associée au SICD2 et en lien avec les différentes disciplines enseignées.
Elle est répartie géographiquement sur deux sites : Grenoble et Valence.
Elle compte 2 600 étudiants, 150 enseignants-chercheurs, une centaine de vacataires, 23 personnels administratifs.
Missions principales :
L'équipe administrative est constituée d'une direction générale, d'un pôle ressources humaines, d'un pôle relations internationales, d'un pôle financier, d'un pôle communication, d'un pôle bibliothèque et d'un service formation.
Vous travaillerez sous l'autorité de la responsable du service formation et au sein d'une équipe composée de 12 agents. Vous aurez en charge la gestion administrative d'un ou plusieurs parcours de formation : de l'inscription de l'étudiant à la délivrance du diplôme.
Activités principales :
- Accueillir et orienter les usagers (étudiants, enseignants) par différents moyens (physique, téléphonique, et par mail).
- Renseigner les étudiants sur les démarches administratives et les enseignants sur les règlements et procédures.
- Diffuser les informations et assurer la liaison entre étudiants et enseignants.
- Gérer les inscriptions pédagogiques des étudiants (inscription aux UE, options, demandes spécifiques).
- Saisir et mettre à jour les emplois du temps dans le logiciel ADE et vérifier leur conformité avec les maquettes.
- Gérer les informations d'emploi du temps pour la remontée sur le logiciel HELICO et le paiement des services.
- Saisir les maquettes d'enseignement dans le logiciel APOGEE et s'assurer de la conformité des cursus.
- Organiser les jurys (convocation, respect des règles, préparation des PV, gestion des notes).
- Gérer les résultats : saisie des modalités de contrôle, édition des relevés de notes et attestations de réussite.
- Participer à l'organisation matérielle des examens (préparation des listes, enveloppes, sujets, gestion des fraudes).
Les missions impliquent des plages horaires de présence plus importantes à certaines périodes de l'année, notamment lors de la rentrée universitaire, des jurys et des commissions d'admission. Prise de congés en priorité lors des périodes d'interruption pédagogiques.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Adaptabilité aux situations complexes,Capacité à gérer les priorités,Bon esprit d'analyse, de synthèse,Aptitude à se former rapidement à APOGEE, ADE,Rigueur, fiabilité, réactivité,Adaptabilité aux changements organisationnels,Communication, conseil et accueil du public,Connaissance environnement enseignement supérieur,Capacité à respecter les calendriers contraints
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
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