L’IFRBTP 77, organisme de formation spécialisé dans le secteur du BTP, créé en 1972 par la Fédération BTP77, recherche un(e) ASSISTANT ADMINISTRATIF ET COMMERCIAL H/F en apprentissage pour rejoindre l’équipe composée de 2 collaboratrices.
Vous participerez au soutien des opérations administratives et commerciales, contribuant à la satisfaction des clients de l’IFRBTP77 et à la démarche qualité de l’organisme.
Ce poste est idéal pour une personne organisée, proactive, curieuse et désireuse de contribuer activement à la qualité du service rendu par l’IFRBTP77 aux entreprises.
Vous serez en relation directe et quotidienne avec de nombreux interlocuteurs : clients, prestataires, partenaires, etc.
Vos missions :
1/ Préparation et ouverture d'une formation
* Établir les dossiers administratifs des clients et des stagiaires, assurer leur suivi et archivage
* Élaborer et transmettre les documents obligatoirement liés au parcours des apprenants (contrats, conventions, convocations, livret d'accueil, attestations etc.)
* Renseigner les informations sur notre logiciel de gestion
* Établir et assurer la transmission des documents concernant les formateurs (contrat de sous-traitance, fiches d'appréciations et feuilles d’émargements, etc.)
* Participer à l'ouverture de la formation sur notre site de Dammarie les lys avec l’accueil des apprenants et du formateur
2/ Suivi de la formation
* Procéder aux rappels présence et rappels règlement via notre logiciel de gestion
* Effectuer le suivi des présences et absences puis transmettre les éléments aux différents interlocuteurs concernés
3/ Fin de formation
* Traiter les dossiers de fin de formation et transmettre aux interlocuteurs concernés
* Procéder au classement et à l'archivage des dossiers
4/ Contribuer à la qualité des relations avec les clients, les prestataires et les partenaires
* Relation commerciale avec les clients et fournir un support client de qualité (écoute/conseil/suivi)
* Solliciter les différents prestataires
* Participer aux actions de communication
* Mettre à jour les bases de données clients et les tableaux de suivi
* Maintenir les engagements qualité de l’organisme de formation
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