Operations coordinator

Qui sommes-nous ?

Chez moka.care, nous réinventons la façon de voir la santé mentale en entreprise. Nous croyons en des équipes qui se sentent bien pour construire une organisation saine.

Concrètement, moka.care offre une solution complète de prévention en santé mentale :

1. Nous accompagnons les salariés avec des sessions individuelles, une application de self-care et un outil de micro-learning intégré à Slack et Teams.
2. Nous aidons les équipes RH avec une interface de data analytics automatisée et des conseils personnalisés d'experts.

Où en sommes-nous actuellement ? Depuis décembre 2019, plus de 250 entreprises, dont L'Oréal, Spendesk et Engie, ont rejoint moka.care, bénéficiant à plus de 200 000 collaborateurs dans le monde entier. Nous avons levé 17,5 millions d'euros auprès d'investisseurs et de business angels de premier rang.

Notre croyance fondamentale : “l'excellence in care” est notre obsession. La culture n'est pas juste des jolis mots que l'on affiche sur les murs. Nous incarnons nos valeurs tangibles : l’empathie comme fondement, un optimisme insatiable, une responsabilité partagée et de l’agilité.

Pourquoi avons-nous besoin de toi ?

Le volume des sessions collectives chez moka.care est en forte croissance, et nous avons besoin de renfort pour gérer cette activité en expansion ! Dans ce rôle dynamique, tu seras responsable de garantir une organisation fluide des sessions collectives, avec jusqu'à 40 modules à organiser chaque mois. Tu joueras un rôle clé en soutenant nos clients, praticiens et équipes internes, en assurant l'exécution efficace de ces sessions et en contribuant au succès global du service fourni.

Dans ce rôle, tu seras en charge de :

1. La gestion des sessions collectives : Superviser l’organisation d’environ 40 sessions collectives par mois, en veillant à ce que chaque session se déroule de manière efficace et fluide.
2. L'administration et la préparation : Prendre en charge toutes les tâches administratives liées aux sessions de groupe, y compris l'envoi des invitations, la finalisation et le partage des supports de formation, la génération de rapports, la préparation des informations de gestion et la gestion des détails de facturation si nécessaire.
3. La planification et la coordination : Travailler en étroite collaboration avec les clients, les praticiens, les équipes RH et les Customer Care Managers pour planifier, aligner et confirmer les dates des sessions collectives. Tu devras avoir de solides compétences organisationnelles pour gérer plusieurs calendriers, délais et parties prenantes, afin d’assurer une coordination sans faille.
4. La gestion des relations avec les parties prenantes : Créer et maintenir des relations solides avec notre communauté de praticiens, nos clients RH et nos Customer Care Managers. Tu seras le principal point de contact, répondant aux questions concernant notre produit, la logistique des sessions collectives et offrant des conseils lorsque cela est nécessaire.
5. Le suivi et support : Effectuer un suivi régulier avec l'équipe Customer Care pour garantir le bon déroulement de l’organisation et de la livraison des sessions collectives. Fournir un soutien aux autres activités lorsque nécessaire, comme les interventions sur site, la collecte de retours et la liaison avec les praticiens.
6. La gestion administrative : Gérer tous les aspects administratifs liés à l'organisation des sessions, y compris l'utilisation d'outils comme la plateforme admin de Moka, Hubspot, la gestion de la communications par email et la préparation des liens Visio pour les sessions virtuelles.
7. La communication avec les clients et les praticiens : Répondre aux demandes et questions des clients, en veillant à ce que toutes les communications soient claires, rapides et conformes aux processus établis.

Tu es la personne idéale si :

* Tu possèdes d'excellentes compétences organisationnelles et administratives : tu sais planifier, prioriser et gérer plusieurs tâches et délais, assurant ainsi une coordination fluide entre les calendriers des clients et des praticiens.
* Tu as un état d'esprit orienté solution et résultats : tu excelles dans l'anticipation des challenges et la mise en place de solutions adaptées.
* Tu es autonome et à l’aise avec la gestion de plusieurs projets : tu sais travailler sous des délais serrés tout en maintenant un haut niveau de qualité.
* Tu as de solides compétences en communication, à l’écrit comme à l’oral : en français (natif) et en anglais (courant) ; d’autres langues sont un plus.
* Tu es patient(e) et abordable : tu apprécies le contact client et sais établir des relations solides avec des parties prenantes variées.
* Tu es un véritable joueur d’équipe, adaptable et collaboratif(ve) : tu n’hésites pas à soutenir tes collègues et favorises la transparence et une communication ouverte.
* Tu es à l’aise avec les outils informatiques et les logiciels : comme la plateforme admin de Moka, Hubspot, MS Office, etc.

En nous rejoignant tu vas :

* Participer à une aventure entrepreneuriale avec une mission forte.
* Voir chaque jour l'impact concret de ton travail et participer à notre ambition : devenir leader européen des solutions de santé mentale B2B.
* Grandir en tant que personne et apprendre au sein d'une équipe exigeante.
* Etre responsable de ses objectifs dès le départ : nous recrutons des personnes exceptionnelles pour nous emmener au niveau suivant.

Nous prenons soin de toi :

* Accès à moka.care : selfcare, sessions individuelles et de groupe et la possibilité de tester les nouvelles features !
* BSPCE pour tout le monde.
* Work-life balance : 60% au bureau (on veut passer du temps ensemble) et le reste en remote si tu le souhaites (2 jours / semaine ou 1 semaine / mois).
* Des bureaux très agréables à Bastille avec une salle de sport, un rooftop.
* Swile pour les tickets restaurants à hauteur 10€ / jour.
* Gymlib, pour faire du sport.
* Cagnotte May : jusqu’à 1500€ / an.
* Politique de 7 semaines de congés payés / RTT.
* Leeto, pour des centaines d’avantages et de réductions, grâce à notre CSE.
* Mutuelle : SideCare.
* 50% du pass Navigo ou Veligo.
* Mac ou Windows ? Tu choisis, on veut que tu te sentes à l’aise.

Processus de recrutement :

* Entretien téléphonique pour comprendre ton parcours et tes aspirations.
* Who Interview pour comprendre ton parcours et tes réalisations de manière plus approfondie.
* Une étude de cas et un job focused interview pour te permettre de te projeter sur le quotidien que tu pourrais avoir.
* Et un Values fit interview pour s’assurer mutuellement que notre cadre et nos valeurs te conviendront.
* Offre et reverse interview : l’opportunité pour toi de nous poser toutes les questions importantes pour prendre ta décision.
* Entre chaque étape, tu as un feedback et si besoin nous organisons également des échanges informels avec l’équipe.
€32,000 - €32,000 a year

Poste ouvert aux personnes en situation de handicap.

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