Chargé(e) d'accueil de l'agence postale et de la mairie (h/f)

Sous l'autorité de la responsable du service administratif, vous assurerez toutes les missions liées à l'agence postale communale, vous accueillez et informez la population sur les différentes démarches administratives à la mairie.
Vous serez en appui administratif auprès du maire et du secrétariat général dans la gestion des affaires courantes liées à la collectivité.
Enfin, vous serez chargé(e) de la mise en œuvre et le suivi des évènements, des manifestations et des animations et la gestion des locations des salles communales.

Temps de travail annualisé à 29 h par semaine

Missions :
*Agence postale communale :
- accueil physique et téléphonique du public, renseignement et orientation des usagers
- suivi du service postal au public (affranchissement des lettres et colis ordinaires ou recommandés, vente de produits : timbres-poste, enveloppes de prêt-à-poster, emballages à affranchir, délivrance et retrait de lettres, de colis et objets recommandés) et divers services de proximité (contrat de réexpédition du courrier, abonnement mobilité et prêt à poster de réexpédition)
- gestion du service financier et des prestations associées (retrait et versement d'espèces, transmission des demandes diverses au bureau de rattachement de la Poste, commandes des produits postaux et des fonds)
- préparation de la caisse hebdomadaire et transmission au bureau de rattachement de la Poste
- suivi de la vente des produits et services de téléphonie et de produits partenaires de la poste
- diffusion d'informations touristiques

*Accueil de la mairie et administration :
- accueil physique et téléphonique du public, renseignement et orientation des usagers
- gestion du courrier postal et électronique
- suivi des formalités administratives et de l'état civil
- administration des décès et du cimetière
- gestion des dossiers administratifs divers (inscriptions scolaires, logement social.)
- assistance au traitement des opérations électorales, présence lors des scrutins
- pilotage du recensement général de la population
- gestion des demandes d'urbanisme, transmission au service instructeur (Communauté de Communes) et suivi des décisions

*Assistant administratif :
- prise de rendez-vous et tenue des agendas
- préparation et rédaction des documents administratifs et techniques
- assistance au suivi des outils de communication de la collectivité
- rédaction et suivi des courriers
- participation aux divers travaux de secrétariat et de classement

*Mise en œuvre et suivi des évènements, manifestations et animations :
- organisation de la logistique des évènements, manifestations et animations, mise à jour du calendrier
- pilotage des projets culturels
- coordination de l'ensemble des intervenants
- animation des réunions de travail et établissement des comptes rendus
- diffusion de l'information au public
- coordination et encadrement des bénévoles, des associations du village
- suivi et respect du budget des animations
- fonction de régisseur, déplacements à la trésorerie

*Gestion des locations des salles communales
- suivi du planning de réservations, accueil et informations des locataires, état des lieux, organisation de visites de la salle en fonction des demandes
- fonction de régisseur, déplacements à la trésorerie
- inventaire et entretien du matériel mis à disposition des locataires

*Assurer ponctuellement le remplacement d'agents momentanément absents pour la cantine

Horaires de travail :
*agence postale : lundi, mardi, jeudi et samedi de 8 h 45 à 12 h 15, le vendredi de 10 h à 12 h
*accueil de la mairie : vendredi de 14 h à 18 h + remplacements durant les congés de l'agent principal les lundi, mardi et jeudi de 14 h à 18 h (5 semaines par an)
*assistance administrative : le mardi de 14 h à 18 h durant la période scolaire
* gestion de l'animation : 2 h par semaine et des locations des salles communales : 2 h par semaine

Experience: Débutant accepté

Compétences: Accueillir, orienter, informer une personne,Assurer un accueil téléphonique,Identifier, traiter une demande client,parfaite maîtrise des techniques de secrétariat ,polyvalence et capacité d'adaptation,procédures de manipulations de fonds,ponctualité et disponibilité pour les évènements,expérience dans la fonction publique souhaitée,maîtrise des techniques de communication,sens du service public,bonne maîtrise des outils bureautiques,bonne expression orale et écrite

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.