Assistant de gestion administrative h/f

Assistant de gestion administrative H/F
Direction de la Recherche
CDD de 3 mois renouvelable
Temps complet
Dès que possible

I. Présentation générale du CHU

Composé de près 2 700 lits et places, le CHU de Poitiers s'étend sur 5 sites (Poitiers, Châtellerault, Loudun, Lusignan, Montmorillon) répartis sur l'ensemble du territoire de la Vienne.
Etablissement de soins de référence à vocation régionale, le CHU de Poitiers assure à la fois une mission de proximité pour les 436 000 habitants de la Vienne et une mission d'appel régional et de recours pour les 1,8 million d'habitants du Poitou-Charentes.
Le CHU de Poitiers est organisé en 15 pôles d'activités cliniques et médico-techniques. Avec près de 8 000 professionnels, il constitue le premier employeur de la Vienne.

II. Poste proposé

- Missions générales
- Sous la responsabilité des chefs de projets :

Assister le Chef de Projet à la mise en place et au suivi du projet

- Mettre à jour les tableaux de coordonnées des centres hospitaliers participant aux recherches
- Préparer et envoyer les conventions hospitalières à partir du modèle rédigé par le chef de projet. Suivre/relancer la signature des conventions auprès des centres.
- Créer et mettre à jour des tableaux de suivi administratif : inclusions des patients dans l'étude, visites de suivi des centres (monitorings)
- Participer à l'organisation des réunions (Attachés de Recherche Clinique, Investigateurs etc.)
- Assurer le suivi documentaire du projet

- Constituer les classeurs de la recherche (promoteur et investigateur)
- Réceptionner les différents documents en provenance des centres (conventions financières, CV, scans etc.), les classer, mettre à jour le réseau informatique
- Participer à la mise à jour des documents de l'étude et des classeurs promoteur, aux mailings, et envoyer des documents protocolaires, des Newsletters, aux centres
- Participer à l'archivage de l'étude
- Assurer le suivi logistique du projet

- Créer et mettre à jour des tableaux de suivi des stocks : traitements expérimentaux, tubes de prélèvements etc.
- Envoyer le matériel de recherche aux centres (kits et tubes de prélèvements etc.) : envois initiaux et réapprovisionnements
- Assurer le suivi des envois des échantillons des centres vers les laboratoires centralisés ou Centre de Ressources Biologiques
- Mutualiser les demandes de matériel (classeurs, prélèvements) au sein de la Promotion Interne
- Aide au suivi financier du projet

- Vérifier les factures de surcoûts proposées par les centres associés
- Adresser des propositions de facture aux centres associés
- Suivre les règlements de nos partenaires
- - Nature du contrat et des condit (la suite sur le site de l'employeur).