Administrateur ged et système d'information h/f (cdi)

Poste : ?CDI ?39h ?Aix-en-provence ?Télétravail Qui sommes-nous ? HEXANA est une startup qui conçoit, industrialise et commercialise un réacteur nucléaire de petite taille (AMR – Advanced Modular Reactor) basé sur la technologie de réacteur à neutrons rapides refroidi au sodium (RNR-Na). Le système énergétique d’HEXANA est mature, sûr, innovant, flexible, bas-carbone et modulaire. Il est composé d’une paire de réacteurs de 800 MWth associé à un stockage d’énergie pouvant fournir de la chaleur jusqu’à 500°C, de l’électricité ou de l’hydrogène, le tout sans impact sur le climat. HEXANA aidera nos industries energo-intensives et plus largement nos sociétés à se débarrasser des énergies fossiles. La technologie d’HEXANA permet également une autonomie énergétique pour des siècles et une réduction des déchets nucléaires, tout en étant sobre pour l’environnement (matériaux critiques, consommation d’eau, rejets,…). HEXANA, créée en 2023, est à la recherche de nombreux talents pour bâtir une équipe d’excellence capable de relever tous ces défis. Nous cherchons des ingénieurs architectes industriels, concepteurs dans les différents corps de métier technique, sûreté, réglementation, supply chain. Nous aspirons à constituer une équipe crédible, dynamique, engagée, agile et solidaire, déterminée à avoir un impact positif et à changer le monde. Si vous partagez notre ambition et notre humilité, rejoignez-nous dans cette aventure pour créer un avenir meilleur ensemble. Description du Poste HEXANA est une société d’ingénierie spécialisée dans le domaine de la technologie nucléaire. La production documentaire est au cœur de notre activité, nécessitant une gestion rigoureuse des informations et des droits d’accès pour répondre aux exigences réglementaires et garantir la protection des données sensibles. Dans ce cadre, nous déployons une solution de gestion électronique des documents (GED) – Any de l’éditeur C6, une solution no-code intuitive et hautement adaptable. Ce projet agile vise à interfacer la GED avec d’autres outils comme une solution PLM à horizon mi-2026. Parallèlement, HEXANA utilise Oodrive Work comme plateforme de partage collaboratif avec ses partenaires et clients externes, nécessitant une administration quotidienne pour une gestion optimale des droits d’accès et du stockage des données. Enfin, nous mettons en place une stratégie 5S Digital pour rationaliser nos flux d’information et éviter toute redondance de données. Dans ce contexte, nous recherchons un(e) Administrateur GED et Système d’Information pour administrer nos bases de données et assurer le support aux utilisateurs. Responsabilités Principales Vous serez le(la) garant(e) du bon fonctionnement et de l’évolution de notre système de gestion électronique des documents (solution GED Any de C6), en veillant à l’organisation, à la structuration et à l’accessibilité des informations. Paramétrage de l’application et gestion des référentiels : Mettre en place et maintenir à jour les référentiels de valeurs associés aux métadonnées. Assurer la cohérence et l’homogénéité des données documentaires stockées dans la GED. Gestion des droits d’accès et sécurité des données : Administrer les comptes utilisateurs et définir les accès en fonction des rôles et des besoins métiers. Gérer les autorisations et assurer un suivi rigoureux pour garantir la confidentialité des données sensibles. Effectuer des audits périodiques pour contrôler et ajuster les accès. Création et mise à jour des modèles documentaires : Élaborer et mettre à jour les modèles de documents gérés dans la GED. Assurer leur adéquation avec les processus internes et réglementaires. Support et assistance aux utilisateurs : Accompagner les équipes internes dans l’adoption et l’utilisation efficace de la GED. Fournir un support technique et fonctionnel pour répondre aux questions et résoudre les incidents liés à la gestion documentaire. Rédiger et actualiser les guides utilisateurs et documents de formation. Organiser des sessions de formation et des ateliers pour sensibiliser aux bonnes pratiques. Suivi et contrôle des documents reçus d’entités externes : Réceptionner, contrôler et enregistrer les documents transmis par les prestataires, partenaires et sous-traitants. Vérifier la conformité des livrables avant intégration dans la GED. Participation aux évolutions fonctionnelles de la GED : Identifier et analyser les nouveaux besoins des utilisateurs. Tester et valider les évolutions avant leur mise en production (tests de non-régression, validation des nouvelles fonctionnalités). Mettre à jour la documentation technique et fonctionnelle de la GED. En complément de la GED, Oodrive Work est utilisé comme plateforme de partage avec des partenaires et clients externes. Vous assurerez son administration et sa gestion quotidienne. Administration et gestion des accès utilisateurs : Créer et configurer les comptes des collaborateurs internes et externes. Définir et attribuer les droits d’accès selon un processus validé. Mettre en place une gestion centralisée des accès et garantir un contrôle strict des autorisations. Réaliser des audits réguliers pour vérifier la pertinence des accès et garantir la protection des données. Organisation et structuration du stockage des données : Assurer une bonne classification des dossiers et documents pour éviter la dispersion et la duplication des informations. Implémenter les bonnes pratiques de structuration et de gestion des versions de fichiers. Accompagner les équipes sur les meilleures pratiques de collaboration et de partage sécurisé. Support et assistance aux utilisateurs : Former et accompagner les utilisateurs dans l’utilisation efficace de la plateforme. Répondre aux demandes de support et résoudre les problèmes liés aux accès et aux documents partagés. HEXANA produit et gère de grandes quantités de données issues de diverses plateformes (GED, CAO, PLM, Oodrive, etc.). Vous jouerez un rôle clé dans leur structuration et leur gestion efficace. Mise en place et suivi des règles de gestion documentaire : Veiller à la bonne affectation des documents et informations aux plateformes adaptées. Éviter la redondance et garantir l’unicité des données stockées. Assurer une gestion rigoureuse des statuts documentaires (versions, cycle de vie, archivage). Contrôle périodique des plateformes de stockage : Effectuer des revues régulières pour s’assurer du bon usage des outils de stockage et de la conformité aux procédures internes. Détecter et résoudre les éventuels problèmes de gestion des documents (doublons, accès non conformes, documents obsolètes). Déploiement de la démarche « 5S Digital » Appliquer les principes du 5S (Organisation, Rangement, Nettoyage, Standardisation, Discipline) pour améliorer la gestion des données et l’environnement numérique de travail. Sensibiliser et former les équipes aux bonnes pratiques du stockage et de la gestion de l’information. Mettre en place des indicateurs de suivi pour mesurer l’efficacité de la gestion documentaire. Enfin, en tant qu’administrateur GED & SI, vous serez impliqué(e) dans des projets stratégiques visant à améliorer la gestion documentaire et les outils associés. Contribution à l’évolution des outils GED et PLM : Participer à l’intégration future de la GED avec une solution PLM (déploiement prévu à l’horizon 2026). Analyser les interactions entre les différentes plateformes pour optimiser les flux de données. Veille technologique et amélioration continue : Surveiller les évolutions des outils GED et des bonnes pratiques du secteur. Proposer des améliorations et innovations pour optimiser les processus documentaires et collaboratifs. Compétences Requises Compétences techniques : Maîtrise de la suite Office, Langage SQL, idéalement notions de GQL, capacités rédactionnelles (tutoriels), notions d’utilisation de l’IA, anglais. Compétences projet : Pilotage en autonomie. Compétences managériales : Coordination, reporting, pédagogie et transmission. Savoir-être : Autonomie et rigueur dans l’organisation et la réalisation de son travail, capacité d’écoute et de communication, sens du service client, résolution de problèmes et esprit critique. Qualifications et Expérience Débutant ayant suivi une formation en sciences de l’information avec idéalement une première expérience d’administration ou d’utilisation d’une solution de GED en tant que gestionnaire documentaire. Environnement de Travail Nos bureaux sont situés au sein du Technopole de l’Arbois-Méditerranée, un écosystème dynamique hébergeant de nombreuses startups à impact. HEXANA se situe au cœur de cette zone offrant des synergies entre de nombreux acteurs industriels engagés sur le front de la décarbonation durable. Le Technopôle dispose de nombreuses commodités : restaurant d’entreprise, crèche, comité d’entreprise, animations scientifiques et conviviales, food trucks, espaces naturels ombragés… Le poste en pratique ?CDI ?39h/hebdo ?Base 30 k€/an ?Aix-en-Provence ?Télétravail 2j/semaine ?️T2 2025 ?Déplacements occasionnels Suite du processus de recrutement Entretien de préqualification téléphonique Entretien avec Céline VIALA (Responsable documentation et référentiel qualité) & Paul GAUTHÉ (CTO) Entretien avec Sandrine BOUGEARD (Directrice des Fonctions Support) Début du onboarding Entreprise : HEXANA est une start-up innovante lauréate du programme FRANCE2030, et spin-off du CEA (Commissariat à l’énergie atomique et aux énergies alternatives). Elle est née de la synergie entre deux visions : Décarboner les principaux secteurs industriels les plus émetteurs de CO2 Proposer une technologie nucléaire de quatrième génération sûre, fiable et crédible. Cette approche permet à HEXANA de répondre à un besoin urgent d’accélération de la transition énergétique en offrant une source d’énergie flexible, pilotable, bas carbone et durable.