Agent d'accueil administratif polyvalent

La mairie de Montigny-en-Ostrevent recrute un adjoint administratif chargé d'assurer des missions variées en lien avec les affaires générales.

Vous souhaitez rejoindre une équipe dynamique et agréable à vivre. Vous recherchez un poste polyvalent au cœur du service public, alliant rigueur administrative et contact humain.

La commune est à la recherche d'un agent chargé de l'accueil, des élections, des réservations concernant le scolaire et périscolaire …

L'agent recruté sera chargé d’accueillir de manière physique et téléphonique les usagers, orienter, renseigner et informer le public. Il représentera l'image de la collectivité auprès des usagers.

L'agent sera également placé sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Générale et du Maire.

Il sera au contact régulièrement de son élu en charge de l'administration et des associations et des différents acteurs de la vie de la commune.

Missions, activités et tâches principales du poste

En comptabilité, en lien avec la responsable du service :
- Régie : Facturation et suivi Accueil de Loisirs Sans Hébergement (ALSH), restauration scolaire, location de salles communales, concessions cimetières, portage de repas à domicile,

Aux affaires générales, en lien avec la responsable :
- Polyvalence Accueil, élections...en fonction des besoins des service
-Travail en binôme
-Accueil public

Activités générales :
- Accueil téléphonique, physique, renseignements et orientation du public, des associations et des fournisseurs.
- Gestion de la boîte mail (transfère des e-mails aux élus, aux agents administratifs, classement dans l’arborescence des dossiers, suppression, réponses, etc.).
- Accueil des nouveaux habitants (dossier accueil).
- Tenue des plannings des salles
- Réception, traitement, diffusion et affichage d'informations sauf si celles-ci relève de la Communication (Évènements, information devant être diffusée sur le site internet de la commune). Dans ce cas, transférer à l’agent en charge de la Communication.
- Elaboration des arrêtés,

Activités spécifiques :
- S'assurer de la bonne tenue des registres et boîtes de classement.
- Réception des colis avec contrôle.
- Gestion et délivrance des clefs.
- Photocopies des administrés et des associations.
- Aides ponctuelles sur des travaux divers (mise sous pli, courriers à taper etc.).
- Tâches administratives et de secrétariat, réalisation de travaux bureautique.
- Tri, classement et archivage de documents relatifs à l'accueil.

Affaires associatives et communication :
- Gestion des demandes de matériel communal et intercommunal
- Relation avec le service technique pour la logistique des évènements
- Relation avec le service communication pour la mise à jour du site internet et pour assurer la coordination des évènements communaux en termes de communication
- Gestion des demandes de salles ou toute autre demande
- Transmission des invitations pour les festivités, les conseils municipaux…
- Aide ponctuelle à l’organisation des évènements festifs

Travail en binôme lors des congés :

Etat-civil :
- Enregistrement des actes d'Etat civil, tenue administrative des registres, délivrance des fiches d’inscription électorale, suivi des évènements d’Etat-civil.
- Attestations de recensement militaire
- Reconnaissances anticipées
- Dossiers de Mariages, PACS, baptêmes,
- Actes de décès,
- Transcriptions d’actes

Cimetière :
- Saisir les actes de concessions
- Enregistrer les nouvelles concessions sur le logiciel (sur le plan et dans la base de données)
- Faire les recherches nécessaires pour enregistrer les descendants de concessionnaires, déclarations de travaux, ou tout évènement lié aux concessions
- Repérage si besoin sur le terrain et mise à jour du plan
- Suivi de la procédure de reprise

Au regard de ses missions l'agent devra présenter les qualités et/ou compétences suivantes :

Savoir :
- Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
- Connaissances générales des différentes missions de la Collectivité susceptibles de faire l’objet de demandes par la population
- Connaissances en matière d’état-civil, de la gestion d’un cimetière communal, des élections
- Maîtrise de l’expression écrite et orale
- Connaissance souhaitée des outils informatiques (logiciel INOE/AIGA serait), bureautiques (EXCEL, WORD,…). ,logiciel RME, NFI, élections.

Savoir-faire et savoir-être
- Accueil du public : amabilité, qualité d'écoute et de maîtrise de soi, s'exprimer clairement, recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, gérer les situations conflictuelles ; rédaction et diffusion des messages.
- Écoute des attentes, reformulation des demandes
- Savoir s’adapter aux spécificités des publics, aux différents interlocuteurs
- Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
- Renseignement du public : identifier et gérer la demande et son degré d'urgence ; orienter le public sur le fonctionnement de la collectivité.
- Gérer les situations de stress
- Respecter la confidentialité
- Affichage d'informations : diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage, savoir éliminer les documents.
- Savoir travailler en équipe, diffuser l’information, être force de propositions pour améliorer le service
- Savoir s’organiser, gérer ses priorités
- Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique

Conditions

Temps de travail hebdomadaire

Horaires fixes, pas d’astreintes, ponctualité, travail le dimanche lors des élections

Discrétion professionnelle, secret professionnel, devoir de réserve

Garant de l’image du service public : l’agent doit avoir une attitude, un comportement et une tenue vestimentaire irréprochables

Grande disponibilité vis-à-vis des administrés et des élus

Gestion simultanée de différents dossiers

Travail sur écran

Sens du contact avec le public