Agent de l'accueil de la réception

Agent de l'accueil de la réception

STATUT DU POSTE

Engagement sous la CCT SAS, carrière et ancienneté selon la législation

Maîtrise des trois langues usuelles du pays (luxembourgeois, français, allemand)

Ancienneté minimale : /

MISSION

L'agent d'accueil est le premier interlocuteur des usagers extérieurs et un interlocuteur régulier des résidents, des familles et des employés. Il porte toute la chaleur et l'attention qui doit se dégager de la structure d'hébergement vis-à-vis des usagers quels qu'ils soient. Son positionnement bienveillant, patient et à l'écoute doit leurs permettre de se sentir accueillis et d'apaiser les tensions le cas échéant. La même attention doit être portée à la qualité de l'accueil physique et la qualité de l'accueil téléphonique.

FONCTIONS

Accueil et information des résidents, des familles, visiteurs, fournisseurs, salarié

* Assurer l'accueil physique et téléphonique nécessaire au bon fonctionnement de la structure d'hébergement
* Renseigner et guider les résidents, les visiteurs, les fournisseurs ainsi que les salariés
* Analyser les demandes des résidents, des familles et autres et les diriger vers le bon interlocuteur
* Savoir gérer les plaintes des résidents, de leurs proches et des fournisseurs et savoir les guider vers les personnes responsables
* Traiter et publier des informations sur papier, respectivement sur la télévision interne
* Garantir la bonne communication avec les différents services de la structure

Gestion des demandes d'admission

* Introduire les demandes urgentes et préventives dans le Gi, les scanner, répondre par courrier aux différentes demandes.
* Les demandes urgentes sont à redonner à Séverine pour traitement,
* Les demandes préventives après avoir été scannées à détruire
* Scanner les différentes informations reçues pour le dossier d'admission dans le dossier en question
* Préparer le dossier d'accueil du nouveau résident (affiche, étiquettes, info pharmacie, dossier infirmier)

Gestion au quotidien du magasin

* Approvisionner et gérer les stocks du magasin
* Gérer et tenir à jour la liste des prix et la facturation des consommations
* Être responsable pour l'encaissement et le contrôle de la caisse de l'argent en espèce

Secrétariat

* Effectuer diverses tâches administratives telles que le saisie de données, la tenue à jour des dossiers résidents et la gestion des formulaires administratifs
* Veiller à la bonne utilisation des outils du secrétariat (ordinateur, imprimante^, …etc.)
* Travaux généraux de secrétariat et de réceptionniste comme la réception, l'envoi et la distribution du courrier interne et externe, classements de documents, archivage de documents, traitement du courriel électronique, réception des marchandise et dispache dans la structure
* Soutenir son supérieur hiérarchique directe dans l'accomplissement des tâches administratifs

COMPETENCES/QUALITES REQUISES

SAVOIR FAIRE

* Comportement bientraitant, respectueux, empathique
* Capacité d'adaptation et de remise en question
* Bonne capacité d'expression orale et écrite
* Capacité d'organiser son travail selon les priorités
* Partager son savoir-faire (transmettre et partager ses connaissances et méthodes de travail)
* Respect impératif du secret professionnel

CONNAISSANCES PROFESSIONNELLES

* Connaissance des outils informatiques ( MS office)
* Aptitude au travail en équipe
* Maîtrise de la gestion du standard téléphonique

QUALITES REQUISES

* Sens des relations humaines, capacité d'écoute et d'apaisement
* Dynamisme, polyvalence et disponibilité
* Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
* Présentation et attitude soignée

EXIGENCES DU POSTE

* Horaires de travail suivant les besoins du service, 7/7j entre 8h30 et 17h30
* Présentation et attitude soignée


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