Assistant de gestion formation (f/h)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Management Non Descriptif de l'emploi Au sein du groupement formation de la sous-direction ressources (comprenant également les groupements ressources humaines, techniques et logistiques) et sous la responsabilité de la cheffe du bureau assistance gestion, l’assistant(e) de gestion assure la gestion administrative et financière des formations organisées par le SDIS de Saône-et-Loire, dans le respect des procédures et dispositions réglementaires. Missions / conditions d'exercice L’agent sera en charge des missions suivantes :

•Gestion administrative et financière des stages départementaux :
osaisie du calendrier départemental de formation (logiciel GEEF) ;
oconvocations des stagiaires et des formateurs (logiciel GEEF) ;
otransmission du dossier de stage aux responsables pédagogiques (RP) ;
otraitement de fin de stage suite au retour du RP sur GEEF (attestations ou diplômes, paiement des vacations stagiaires et formateurs, validation pédagogique) ;
opaiement des factures de restauration et d’hébergement (logiciel CIRIL finances) ;
otraitement du coût financier (logiciel GEEF) ;
omise à jour des livrets individuels de formation.

•Gestion administrative et financière des permis poids lourds et fluviaux :
orecensement des agents à inscrire en lien avec les compagnies ;
osuivi des conventions ;
oengagement financier ;
ocréation des sessions dans le logiciel GEEF ;
otraitement de fin de stage à l’issue de la formation (paiement des indemnités horaires stagiaires, validation pédagogique, création des emplois) ;
opaiement des factures (logiciel CIRIL finances) ;
otraitement du coût financier (logiciel GEEF).
•Gestion administrative et financière des manifestations sportives (cross et parcours sportifs) :
ocross départemental :
participation aux réunions d’organisation ;
préparation du dossier d’autorisation en préfecture en lien avec les organisateurs ;
recensement, vérification et saisie des inscriptions des agents participants ;
préparation des dossards ;
tenue du secrétariat le jour de l’évènement ;
ocross national :
recensement, vérification et saisie des inscriptions des agents sélectionnées ;
constitution et dépôt du dossier d’inscription auprès du SDIS organisateur ;
oparcours régional et national :
recensement, vérification et saisie des inscriptions des agents sélectionnées ;
constitution et dépôt du dossier d’inscription auprès du SDIS organisateur.

•Gestion des réservations de repas et hébergements pour formation :
otraitement des demandes de réservation de repas pour formation ;
otraitement des demandes de réservation d’hébergement ;
oengagements financiers ;
otransmission des demandes aux fournisseurs.

•Continuité de service du bureau assistance de gestion (ponctuellement) :
ogestion administrative et financière des stages externes ;
ogestion administrative et financière du brevet des jeunes sapeurs-pompiers.

•Divers :
oaccueil téléphonique et physique ;
osuivi des demandes mails ;
osaisie des dossiers de recrutement des sapeurs-pompiers volontaires (logiciel GEEF) ;
osuivi des demandes de stages ;
osuivi des conventions de stages ;
osuivi archivage. Profils recherchés FORMATION ET DIPLÔMES :
•diplôme professionnel en gestion administration ;
CONNAISSANCES :
•de l’organisation d’un SDIS ;
•du cadre réglementaire de la formation ;
•du cadre budgétaire de la fonction publique territoriale ;
SAVOIR-FAIRE :
•maitrise des outils bureautiques ;
•maitrise appréciée des logiciels de gestion (GEEF et CIRIL) ;
•maitrise de la navigation internet et de la messagerie ;
•bonne compétence rédactionnelle (respect de la charte administrative de l’établissement) ;
•aptitude à travailler en transversalité ;
•capacité à rendre compte.


SAVOIR-ÊTRE :
•capacité d’autonomie et sens de l’organisation ;
•loyauté et discrétion professionnelle ;
•sens du travail en équipe ;
•sens du contact et qualité relationnelle ;
•capacité d’adaptation ;
•appétence pour le domaine de la formation ;
•disponibilité et rigueur ;
•sens de l’écoute.