La ville de Clichy compte 62 000 habitants et 1500 agents communaux, est située dans les Hauts-de-Seine, aux portes de Paris (17e) et à 15mns du centre de Paris. Avec le souci constant de préserver son équilibre, son identité et ses traditions, la Ville de Clichy construit son avenir. A travers une politique de logement adaptée à sa population, une gestion locale axée sur la solidarité et la prévention, et grâce à ses nombreuses activités culturelles et sportives, la Ville de Clichy se rénove et développe son offre de service au sein de son administration. Elle se projette dans un futur innovant qui demande de relever des défis dans de multiples domaines. Sous la responsabilité du Directeur de l’Etat Civil et de la Citoyenneté vous êtes en charge du service état civil et des cimetières. Vous assurez l’intérim du Directeur en binôme avec le Responsable des Affaires Générales Elections durant ses absences Vous participez à la gestion, l’optimisation et le développement des activités de la direction. Vous êtes garant de l’application des textes réglementaires relatifs à votre périmètre d’activité. Vous serez amené à : PILOTAGE DE PROJETS Participer à la définition des orientations définies et/ou validées par les élus et sa direction, Contribuer à l’atteinte des objectifs de la direction. Piloter les projets impulsés par la direction, en lien avec ses équipes (accompagner et sensibiliser à la conduite du changement) et les autres services municipaux et partenaires, Contribuer aux démarches d’amélioration continue, Prendre en charge les dossiers transversaux ou sensibles GESTION DE L’ÉTAT-CIVIL Accompagnement administratif et juridique de la gestion des dossiers d’état civil : contrôle et relecture des actes d’état civil et suivi des rectifications d’actes. Suivi de l’instruction des dossiers de mariages : appui du référent dans les dossiers nécessitant une interrogation du parquet ; suivi des auditions avant mariage : présence au côté de l’adjoint de secteur pendant l’audition et rédaction des comptes-rendus ; présence au côté de l’élu durant les célébrations (en cas de nécessité). Intervention directe auprès du public en cabine en appui des agents polyvalents et cas de conflit. VEILLE JURIDIQUE Suivi des textes réglementaires en matière d’état civil (filiation, mariage, droit international) et diffusion du contenu auprès des collègues du service sous forme de note et pendant les réunions de service Accompagnement du développement de l’e-administration MANAGEMENT Manager les équipes état civil Assurer les entretiens d’évaluation des agents qui lui sont rattachés Accompagner et actualiser les compétences des agents de la direction Veiller au bien-être des agents et à la meilleure cohésion d’équipe GESTION ADMINISTRATIVE DE LA DIRECTION Établir le planning mensuel de l’ensemble des agents de la direction en collaboration avec le responsable Affaires Générales Élections Participation à l’élaboration du budget et suivi budgétaire RÉGISSEUR Établir tous les documents nécessaires au fonctionnement d’une régie et assurer une veille législative. Établir les bulletins de recettes Gérer le compte DFT (Dépôt de fonds au Trésor) en lien avec la Trésorerie de Clichy POLYVALENCE Intervention en appui sur l’ensemble des domaines d’activités de la direction Assurer l’intérim du directeur en son absence en binôme avec le responsable des Affaires Générales Concevoir et rédiger des fiches de procédure dans le domaine d’activités et assurer leur mise à jour En lien avec la direction de la communication, rédiger les fiches pratiques administratives à destination du public PROFIL RECHERCHÉ Titulaire BAC3 au minimum Savoirs/diplômes : Maîtrise de la réglementation en matière d’état civil et de funéraire et suivi de son évolution Maîtrise des délivrances des documents liés à l’état civil Savoirs faire : Maîtriser les fonctionnalités des outils informatiques Encadrement d’équipe, Adapter et organiser l’activité et les actions à mener dans l’objectif de qualité d’accueil et de proximité avec l’usager, Analyser l’incidence des évolutions (juridiques, politiques, socio-économiques) sur son domaine d’activité, Développer les dispositifs de conseil et d’information sur les prestations délivrées, Restituer l’information à la hiérarchie, Qualités relationnelles exigées : Facilité d’adaptation aux amplitudes de travail (permanences, périodes électorales…) et gestion des situations conflictuelles Sens de l’initiative, réactivité et disponibilité Capacités organisationnelle, rédactionnelle, d’analyse et de synthèse Sens du contact, aisance relationnelle, sens du service public et de l’accueil Neutralité et devoir de confidentialité, Polyvalence, Obligations réglementaires: Connaissance de l’état civil et du funéraire Poste : 39H/semaine, 25 jours de congés RTT, prime annuelle, carte restaurant, mutuelle/ prévoyance, CNAS la politique de recrutement de la Ville de Clichy vise à améliorer la représentation des personnes en situation de handicap au sein de ses effectifs. Vous souhaitez intégrer une équipe dynamique dans un environnement propice à votre épanouissement aussi bien professionnel que personnel.
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