Assistant administratif et commercial confirmé h/f

Chez Egis, nous façonnons l'avenir avec passion et précision. En tant qu'acteur international de l'architecture, du conseil, de l'ingénierie de la construction et des services à la mobilité, nous concevons et exploitons des infrastructures et bâtiments intelligents qui répondent aux défis liés à l'urgence climatique et permettent un aménagement du territoire plus équilibré, durable et résilient.

Présents dans 100 pays, nous mettons l'expertise de nos 20 000 collaborateurs au service de nos clients et développons des innovations de pointe à la portée de tous les projets. Par la diversité de nos domaines d'intervention incluant les transports, la ville, l'énergie bas carbone, l'eau et l'environnement, nous sommes un acteur clé de l'organisation collective de la société et du cadre de vie des citoyens dans le monde entier.

Notre approche intégrée et nos valeurs d'intégrité, d'innovation et de durabilité nous permettent de réaliser des projets transformateurs à l'échelle globale : l'intelligence se met au service de l'environnement. Au sein de la BL Transport et Territoires de la Région France, la Direction Systèmes intervient dans les domaines de lénergie, le matériel roulant, l'assurance système, la cybersécurité, les systèmes d'information et les équipements basse tension dans le transport urbain et ferroviaire, la route, les ports et aéroports en France comme à l'international. Dans le cadre de notre développement nous recherchons un.e assistant.e projet pour les activités Auditsafe et Cybersécurité. À cet égard, vous accompagnez la direction et les équipes d'Auditsafe mais également la cybersécurité dans son fonctionnement au quotidien. Le travail s'effectue en étroite collaboration avec le Responsable Auditsafe & Cybersécurité et les équipes associées.
Les principales tâches sont les suivantes :
Assistanat activité
- Réservation pour les déplacements des collaborateurs
- Réservation de salles de réunion et événements spécifiques
- Commande de matériel
Suivi des projets
- Assister/Supporter les directeurs et chefs de projet dans leurs tâches quotidiennes de gestion de projet qui sont :
- Le suivi de la planification de la production et des contrôles des livrables
- Le reporting interne et externe (financier, avancement, risques, contractuel etc.), le suivi administratif et financier des contrats, la facturation
- L'organisation et le suivi de la gestion documentaire, le maintien en bon ordre des dossiers et fichiers du serveur/SharePoint
- Les relations avec les fonctions support (juridique, fiscal, administratif, comptable, banque etc.)
- Appui sur les sujets contractuels quand nécessaire en lien avec le contract management et les directions juridiques et financières
- Le suivi administratif et financier des contrats, la facturation le cas échéant
Offres
- - Participer aux offres pour répondre aux Appels d'Offres avec le Chef de Projet D'Offre et les contributeurs techniques (analyse GO/NOGO, CV, références, mémoire technique, et si intérêt montée en compétence à terme pour les propositions financières en duo avec le chef de projet d'offre)
- Préparer le "bid no bid
- Compilation des offres, soumission, suivi et archivage
- Pour les projets à l'export, vérifier les risques juridiques dans les pays concernés, assurer les due diligence éthique et conformité
Spécifique Auditsafe
- - Assistance à la rédaction du business plan d'Auditsafe et des budgets annuels
- Consolidation des éléments financiers au niveau société
- Assiste le Directeur dans la définition et le suivi des objectifs annuels
- Qualité
- Evaluation, inspection (EN 17020) :
- Tenir à jour le tableau des actions et proposer des solutions aux sujets soulevés lors d'audits ou en interne
- Maintenir et suivre l'évolution de l'organisation
- Tenir à jour les tableaux de suivi (tableau de suivi de la performance, PAAC, tableau d'offres etc.)
- Planifier et participer aux audits internes et externes
- ISO 9001 :
- Assurer un rôle de correspondant qualité de la société (appui du Directeur dans la déclinaison et l'application des principes qualité de l'Egis Book)
- Organiser la revue de direction