Ifag alternance - office manager h/f

L'IFAG est une école de management reconnue à dimension nationale et internationale, existant depuis plus de 50 ans. Elle appartient au réseau Compétences & Développement, un des pionniers et leaders de l'Enseignement Supérieur Privé en France. Au travers de ses 27 campus, l'IFAG propose des formations en management, allant du Bac +1 au Bac +5 en initial et en alternance.

Notre mission : vous former à la gestion (commerciale, marketing, financière et de projet) pour occuper des fonctions managériales dans des entreprises ou votre entreprise.

Notre ambition se compose de 3 éléments distinctifs :

> Nous défendons un modèle d'école à taille humaine basé sur l'encouragement, la proximité et l'écoute

> Notre but est de vous former et vous professionnaliser avec exigence et bienveillance que ce soit en stage ou en alternance

> Notre finalité est votre transformation professionnelle et votre épanouissement personnel Réseau de crèches indépendant depuis 2014, nous accueillons et accompagnons les enfants de 2 mois et demi à 3 ans en favorisant leur autonomie et en respectant leur rythme de développement. Notre regard : accorder à l'enfant son statut de sujet-acteur influençant son environnement avec ses capacités propres, cognitives sociales et affectives.

Nos établissements situés sur les villes de Gorges, Vallet, et Ancenis, sont structurés autour de professionnelles compétentes : Educatrices de Jeunes Enfants, Auxiliaires de Puériculture et Accompagnantes Educatives Petite Enfance.

L'Office Manager assure des missions d'adjoint de direction. Il contribue au déploiement des axes stratégiques
de l'entreprise, à la pérennisation de celle-ci, à l'amélioration de son organisation par ses actions de gestion, marketing, commerciales, financières, des ressources humaines et des services généraux, de nos crèches (unités opérationnelles). Il est garant du bon fonctionnement de l'unité, tant sur les aspects budgétaires et de développement commercial que sur les aspects en ressources humaines, management, projets transversaux et logistique. En charge de seconder la Direction Générale, il est l'intermédiaire entre les collaboratrices, les managers terrain et la Coordinatrice métier.

Vous aurez pour missions :

1) Gestion administrative et assistance comptable
- Classer, trier et archiver des documents et dossiers
- Saisir des informations : comptes-rendus, factures fournisseurs, rapports, lettres commerciales, etc.
- Traiter et gérer du courrier entrant et sortant
- Réceptionner et rédiger des courriers et des e-mails
- Classement des documents comptables
- Suivi de la trésorerie et les premiers gestes de gestion
- Effectuer des rapprochements bancaires
- Gérer les notes de frais comptables
- Être en lien avec l'expert comptable

2) Gestion des achats
- Rechercher de produits, de services ou de prestataires
- Passer des commandes fournisseurs et faire leur suivi
- Gérer et suivre les stocks
- Analyser et négocier les marges avec les prestataires
- Suivi et règlement des factures
- Assurer le suivi des factures fournisseurs

3) ADV / Relation clients Missions commerciales et administratives
- Assurer tous les contacts entrants, en back office, à distance (téléphoniques, mails, courriers) :
filtrage, réponse aux questions, orientation vers le service concerné, traitement et rédaction des courriers.
- Assurer l'ensemble des contacts sortants à destination des clients, non-clients, prospects, partenaires.
- Faire le suivi des demandes d'admission, la gestion des devis et facturation clients, relation clients, suivi des règlements, relance, réalisation campagnes de recouvrement
- La gestion des contrats (traitement et réponse aux demandes des clients, éléments de facturation)
- Mettre à jour, clôturer les dossiers des clients : saisir toutes les informations clients nécessaires à la livraison et à la facturation.
- Organiser des réunions internes, préparer l'ordre du jour, rédiger les comptes rendus.
- Gérer les avis google Gestion des données clients (CRM)
- Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents.
- Préparer les tableaux de bord (prévisions des ventes, ventes réalisées, non conclues, etc.), suivre l'évolution des objectifs.
- Élaborer et analyser des statistiques de vente.
- Effectuer une veille commerciale et concurrentielle

4) Gestion RH Recrutement
- Recenser et analyser les besoins en recrutement de l'Entreprise
- Alimenter le vivier de candidatures : Rédiger et diffuser des offres d'emploi
en externe Mettre en place un plan d'action sourcing local performant (Job boards, jobdatings, réseaux sociaux,
gestion du site carrière, gestion de la page Facebook Entreprise) Développer et entretenir les relations avec les
acteurs locaux de l'emploi (Pôle Emploi, missions locales, etc.) Contribuer et participer au développement
d'événements spécifiques recrutement (forums, salons)
- Organiser la logistique et l'administratif des sessions : sélectionner les CV, contacter, présélectionner, faire les
entretiens candidats.

5) Administration du personnel
- Gérer l'onboarding des nouveaux salariés : DPAE, formalités d'embauche, documents administratifs, mise en
place et suivi des intégrations
- Gérer le suivi administratif des absences des salariés (congés, arrêt maladie, congés exceptionnels, etc.)
- Interface avec la médecine du travail et la mutuelle : organiser les visites médicales et suivi administratif
- Editer les contrats de travail et avenants
- Faire le suivi administratif des salariés (période d'essai, courriers et attestations divers, relance des documents
administratifs, mise à jour du tableau de suivi).
- Faire le lien avec les organismes sociaux (URSSAF, CPAM, DIRECCTE, Mutuelle et prévoyance, Trésor Public)
- Gestion de l'off boarding : formalités de départ.

5) Paie
- Saisir les éléments de variables de paie

6) Formation professionnelle
- Faire le suivi administratif des dossiers de demandes de formation en lien avec le partenaire en
conseil et formation et l'OPCO Uniformation.
- Faire le suivi des budgets formation (suivi des frais, contrôle des factures, suivi des remboursements).

7) Communication Marketing Digital
- Mettre à jour le site web et les réseaux sociaux
- Animer des événements internes